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Cuando hablamos de los números de un negocio, muchas veces pensamos inmediatamente en contabilidad, reportes financieros o taxes. Y sí, todo eso es importante. Pero los números pueden hacer mucho más que decirnos cuánto debemos pagar al IRS o mostrarnos lo que ocurrió el mes pasado.
Tus números pueden ayudarte a decidir qué hacer después.
Como dueña de negocio, probablemente tomas decisiones constantemente: ¿puedo contratar a alguien?, ¿debo aumentar mis precios?, ¿puedo hacer esta inversión?, ¿este servicio realmente me deja dinero?, ¿estoy gastando demasiado?, ¿puedo pagarme más?, ¿necesito vender más?
Muchas de esas respuestas ya están dentro de tu negocio. El problema es que, si no sabes dónde mirar o qué preguntarle a tus números, terminas tomando decisiones basándote en cómo sientes que está el negocio.
Y sentir que estamos bien no siempre significa que los números digan lo mismo.
Tener los números no significa estar usándolos
Puedes tener QuickBooks actualizado, una cuenta bancaria organizada y recibir un Profit & Loss todos los meses. Eso no significa necesariamente que estés utilizando esa información para dirigir tu negocio.
Pensemos en algo tan sencillo como las ventas.
Supongamos que este mes vendiste $10,000 y el mes pasado vendiste $8,000. A primera vista, parece una excelente noticia: tus ventas aumentaron $2,000.
Pero ¿qué ocurrió con tus gastos? ¿Y con tu ganancia?
Si para generar esos $2,000 adicionales tuviste que gastar $2,500 más en publicidad, contratistas, materiales u otros costos, entonces vender más no necesariamente significó ganar más.
Por eso una de las preguntas que más me gusta hacer es:
¿Tu negocio está creciendo o simplemente estás vendiendo más?
No siempre es lo mismo.
¿Qué números deberías conocer?
No necesitas convertirte en contadora ni pasar horas estudiando estados financieros. Pero sí deberías conocer algunos números básicos de tu negocio y, sobre todo, saber dónde encontrarlos.
¿Cuánto estás vendiendo? ¿Cuánto estás gastando? ¿Cuánto realmente queda como ganancia? ¿Cuánto dinero tienes disponible? ¿Cuánto te deben tus clientes? ¿Cuánto debes tú? ¿Cuánto dinero estás sacando del negocio? ¿Estás reservando lo necesario para tus impuestos?
Cada uno cuenta una parte diferente de la historia.
Y mirar solamente la cuenta bancaria puede ser engañoso.
Puedes tener $15,000 en el banco y pensar que tienes suficiente dinero para hacer una inversión, pero quizás dentro de unos días tienes payroll, renta, pagos de tarjetas, impuestos y otros compromisos.
De la misma manera, puedes tener un mes con buena ganancia en tus reportes y preguntarte:
“Entonces, ¿dónde está el dinero?”
Esa pregunta también tiene respuesta. Quizás tienes clientes que todavía no han pagado, pagaste deuda, compraste equipos o retiraste dinero del negocio.
Los números comienzan a ser útiles cuando dejamos de mirarlos individualmente y empezamos a conectarlos.
La pregunta más importante: ¿qué hago con esta información?
Aquí es donde los números dejan de ser simplemente contabilidad y comienzan a convertirse en estrategia.
Si tus ventas están bajando, no basta con saber que bajaron. Necesitas investigar qué está ocurriendo. ¿Qué producto o servicio está vendiendo menos? ¿Cambió algo en tuestrategia de ventas? ¿Necesitas generar más leads, hacer seguimiento o ajustar tu oferta?
Si tus gastos llevan varios meses aumentando, identifica cuáles están creciendo. ¿Fue un gasto extraordinario o se está convirtiendo en un nuevo costo mensual? ¿Está generando algún retorno? ¿Se puede reducir, eliminar o renegociar?
Si tienes demasiadas cuentas por cobrar, quizás el problema no sea que necesitas vender más. Puede que necesites cobrar mejor. Tener $10,000 facturados no ayuda mucho a pagar las obligaciones de esta semana si ese dinero todavía está en manos de tus clientes.
Si estás gastando bastante en marketing, la pregunta no debería ser solamente cuánto gastaste. Pregúntate qué produjo ese dinero. ¿Cuántos leads llegaron? ¿Cuántos se convirtieron en clientes? ¿Cuánto ingreso generaron?
Y si las ventas aumentan pero la ganancia disminuye, antes de concentrarte exclusivamente en vender todavía más, averigua qué está absorbiendo ese crecimiento.
Eso es poner tus números a trabajar.
No tienes que revisar todo todos los días
Otro error común es pensar que revisar los números significa sentarse constantemente frente a QuickBooks.
No.
Hay información que puedes observar semanalmente para conocer el pulso del negocio: cuánto dinero tienes disponible, qué cobros están pendientes y qué pagos importantes vienen.
Una vez al mes puedes detenerte con mayor profundidad a comparar ventas, gastos, ganancia y cash con el mes anterior y con las metas que habías establecido.
Cada trimestre puedes alejarte un poco de la operación diaria y mirar tendencias: ¿estás avanzando hacia tus metas anuales?, ¿qué está funcionando?, ¿qué necesita cambiar?, ¿qué decisiones fiscales deberían evaluarse antes de que termine el año?
Y al finalizar el año puedes mirar el negocio completo y preguntarte algo mucho más importante que cuánto vendiste:
¿Estoy construyendo el negocio que quería construir?
Tus números también forman parte de tu estrategia fiscal
Aquí hay otro cambio importante de mentalidad.
Los taxes no deberían comenzar cuando llega el momento de preparar el tax return.
Cuando revisas periódicamente cómo está funcionando tu negocio, también tienes la oportunidad de identificar durante el año situaciones que podrían requerir planificación fiscal.
Tal vez tus ganancias cambiaron considerablemente. Quizás la estructura con la que comenzaste ya merece ser evaluada. Puede haber decisiones relacionadas con compensación, retiro, compra de activos, pagos estimados u otras estrategias que deben analizarse según tu situación particular.
No todas las estrategias aplican a todos los negocios. Precisamente por eso la planificación fiscal requiere mirar los números y las circunstancias específicas de cada empresa.
Cuando esperas hasta tax season, muchas veces ya estás mirando hacia atrás.
La planificación ocurre mientras todavía tienes tiempo para tomar decisiones.
Deja de mirar tus números solamente para saber qué pasó
Tus números cuentan la historia de lo que ya ocurrió, pero su verdadero valor está en lo que puedes hacer con esa información.
La próxima vez que revises tu negocio, no te quedes solamente con:
“Vendí $8,000.”
“Gasté $5,000.”
“Tengo $4,000 en el banco.”
Haz una pregunta más:
¿Qué me está diciendo este número y qué decisión debo tomar con esta información?
Quizás la respuesta sea cobrar una factura pendiente, revisar un gasto, cambiar una estrategia, ajustar una meta, reservar dinero para impuestos o simplemente no hacer todavía esa compra que estabas considerando.
No necesitas conocer todos los números de memoria.
Necesitas saber cuáles importan, dónde encontrarlos y cómo utilizarlos para decidir qué viene después.
Porque al final, llevar los números de tu negocio es solo el comienzo.
Pon tus números a trabajar.
Anai Acevedo
Estratega Fiscal | Fundadora de Casa Anavi
Instagram: @casaanavi
Website: casaanavi.com
